Hold bedre møder!

Luften i rummet er ved at være tømt for ilt, kaffen er efterhånden kold og danskvanden er blevet varm. Afstanden mellem mødedeltagere, der engagerer sig, bliver længere, og de spørgende blikke udveksles oftere. Diskussionen er løs, præges af nogle få, der taler, og fortsætter ud over den afsatte tid uden nævneværdigt udbytte. Frustrationen over at sidde til sådan et møde, kender de fleste af os kun alt for godt. Heldigvis kan den slags møder undgås!

Det begynder med god forberedelse og planlægning. Et møde mellem mennesker er kommunikation, og for at den skal være god, skal den have de rigtige forudsætninger. Et ustruktureret mødeoplæg virker demotiverende på de fremmødte, og gør det vanskeligt for dem at se, hvad de skal bidrage med. Hvorimod en inkluderende mødeleder formår at få det bedste og mest relevante frem i alle deltagere.

Mødelederens rolle

Mødelederens rolle er en konstant balance mellem at deltage i mødet på samme vilkår som de øvrige tilstedeværende og samtidig have et øje for processen og mødets udvikling. Inden for kommunikationsteori taler man om en såkaldt gamemaster-rolle i de sprogspil, der foregår i interaktionen mellem to eller flere individer. Gamemasteren skal både formå at være til stede i samtalen og bevare overblikket. Mødelederen skal således sørge for at inddrage introverte personer og begrænse dem, som primært har til formål at høre sig selv tale. Derudover skal mødelederen drive diskussionen frem og kort opsummere efter hvert punkt, hvad der er besluttet, og hvem, der har ansvar for hvad.

Deltagerens rolle til møder

’Spild af tid’ er det gode mødes ærkefjende. Følelsen af at spilde tiden modvirker lysten til at bidrage med noget konstruktivt, og helt lavpraktisk er det også dyrebar tid, der går tabt. Det er vigtigt at være velforberedt til mødet – det gælder alle deltagere. Er det relevant, så inddrag deltagerne allerede inden mødet og giv dem opgaver eller oplæg, de skal have klar til mødet. På den måde vil de typisk opleve fornuften i at deltage og tage medansvar for mødets resultat. 

Få styr på indhold og mål

Indholdet er en anden konkret del, som skal være i orden, for at et møde kan forløbe hensigtsmæssigt og munde ud i brugbare tiltag. Deltagerne skal på forhånd være informeret om mødets baggrund og formål, og de skal være udstyret med en dagsorden. Det kan også være relevant at sætte sig nogle helt overordnede mål og have klare visioner for mødet. Det kan være med til at få deltagerne til at arbejde aktivt mod det fælles mål. Man kan se disse uskrevne retningslinjer som en kontrakt mellem deltagerene, og det kan være med til at give dem en subtil forståelse af, hvordan mødet holdes og om det, de skal nå frem til. 

Eksperimentér med mødets form

Det kan føre til nye tanker og ideer bevidst at vælge en anden mødeform.  Det kan være et stående møde, som tvinger deltagere til at gennemføre det lidt hurtigere end normalt. En anden mulighed er det såkaldte walk-and-talk møde, hvor selve den fysiske bevægelse kan omsættes til nye kreative indspark til en allerede kendt debat. En anden simpel teknik er den negative brainstorm. Tænk over alt det, der er problematisk, og alt det, der gør det hele værre. Vend så problemerne på hovedet, så ulemper bliver til fordele. Man kan også eksperimentere med længden af møder. Begrænsningen kan have en god indvirkning på kreativiteten.

Mødetype

Lige så vigtigt som at have et klart formål med mødet, er det at tydeliggøre, hvilken type møde, man vil holde. Er der tale om et beslutningsmøde, er det vigtigt at have de fagligt stærke folk på området med til at understøtte, at der bliver taget holdbare beslutninger. Er formålet derimod at holde et idegenereringsmøde, er det de kreative kræfter, der skal samles. Der kan også være tale om et videndelingsmøde eller et rent informationsmøde. Alt efter, hvad man vil opnå, er det vigtigt at gøre sig tanker om rammerne for at skabe de optimale forhold.

Et godt møde opstår sjældent ved et tilfælde. Det handler om at se både formål, deltagere og rammer i en kontekst med de overordnede visioner for mødet.  Alle de nævnte parametre skal inddrages, når man overvejer, hvem der skal med, hvor det skal holdes og under hvilke forhold. Et grundigt forarbejde er med til at skabe grundlaget for engagerede deltagere, som kan bidrage positivt til at nå målet med mødet.

Her er 5 gode råd til et udbytterigt møde

 

Hold kun mødet, hvis det er relevant

Mange møder kan med lige så god effekt klares over telefonen eller via en mail. Det sparer både transport og mødetid. Overvej om nogle af mødepunkterne kan kommunikeres lige så effektivt per telefon eller mail.  

Forbered og involver alle deltagere

Alle tilstedeværende skal være klar over mødets kontrakt og om muligt bidrage aktivt med input til diskussionen. Send dagsorden og relevant materiale til mødedeltagerne inden mødet, så de kan møde forberedt frem.

Vælg en mødeleder, der kan udfylde rollen

Mødelederen skal være en dygtig gamemaster med overblik over, hvornår vedkommende er deltager, og hvornår rollen som ordstyrer skal indtages. Derudover skal mødelederen være positivt stimulerende og drive debatten frem ved bl.a. at delkonkludere undervejs.

Del ud og følg op

Sørg for at sætte navne og afleveringsfrister på ansvarsområder, så de tanker, der er lagt frem på mødet, kan omsættes til konkrete handlinger. Følg op om nødvendigt.

Tænk ud af boksen

Benyt evt. en anderledes mødeform for at fordre nytænkning og innovation. Stå op, lig ned eller gå en tur imens.

De gode råd er ment som vejledende. Smalltalk og det at mødes fysisk er også vigtige funktioner. Det er derfor værd at overveje mødets karakter, inden man vælger form. Hvis du eller dine kolleger ønsker at blive endnu bedre til at planlægge og lede møder, så deltag i vores åbne kursus Styr (på) mødet eller få skræddersyet kurset ud fra jeres behov og ønsker.

 

Deltag i vores undersøgelse om mødeledelse.
Det tager kun 3 minutter, og resultaterne fra spørgeskemaet offentliggøres i et senere nyhedsbrev.

Se alle vores åbne retorikkurser her.